Olen tässä pitemmän aikaa miettinyt kuinka ihmiset hoitavat asiakirjahallinnon eli omien papereiden säilytyksen?

Minulla on asiakirjat järjestyksessä ja kansiossa kaapissa. Olen hiukan järjestelmällinen. Olen laittanut pankkin tilisaldot paperit omaan kansioon, tulostan ne ja laitan kansioon. En tulosta tiliotteita jokakuukausi, mutta aina siten, että ne ovat paperiversiona ennen, kun tiliotteet muuttuvat maksulliseksi verkkopankissa.

Sairaalasta tulevat epkriisit löytyy yhdestä kansiosta, jos tarvitseen asiokirjoja, löydänne melkein heti.

Miten sinä säilytytät asiakirjoja eli  kirjeitä? Vai jätätkö ne kenties avaamatta?

Minä en yleensä jätä kirjeitä avaamatta, mutta joskus on tehnyt mieli, että en avaisi kirjetttä, koska epäilen, että sieltä ei tule mitään uutta ja mukavaa luettavaa….

Minä en pidä sitä, että paperit ovat sekaisin ja silti valehdellaan päin naamaa. Kuten muutaman kerran olen saanut tälläisen vastauksen, jopa viranomaiselta, sitten myöhemmin käy ilmi, että asiakirja on pyydetty uudestaan tältä, joka on alunperin  lähettänyt asiakirjan.

Nyt tiedän miksi tälläinen on mahdollista, viranomaisella voi olla epämääräinen paikka, jossa se säilyttää asiakirjoja, kuten esimerkiksi väestösuoja ja tämä paikka on niin sekaisin, ettei sieltä löydä yhtään mitään. Nyt näkemässäni väestösuojassa oli vain verho edessä ja hakaneulalla lappu ”Vain henkilökunnalle”, mitään estetttä ei ollut, joten sinne pystyi menemään. Paikkaa käytetään myös ryhmäfysioterapiaa ja ohjaaja ohjaa siis kahdeksaa henkilöä. Jokaisella on oma ohjelma ja ei ohjaaja voi estää ketään menemästä verhon taakse, jos sinne haluaisi mennä.

Kännykkä kuvan ottoa, tämä ohjaaja ei olisi voinut estää. Eikä myöskään sitä, että olisin julkaissut sen esim. omalla Facebook seinälläni.

Kannattaa olla tarkkana ja tarkistaa välillä omat tiedot ja pitää huoli, että tärkeimmät asiakirjat löytyy viranomaiselta.

Jokaisella ihmisellä on peruslain mukaan tarkistaa omat tiedot, työvoimaviranomaisen, terveysviranomaisen ja muiden tiedot ihan ilmaiseksi. Joten kirjoitat ruutupaperille vaikka käsin, jossa kerrrot mitä tiedot haluat ja omat tiedot myös kirjeeseen, että viranomainen tietää, kuka pyytää omia tietoja.

Viranomaisella on kaksi kuukautta antaa ne tiedot ja jos niitä ei annata postin mukana kotiin, on hänen annettava ne luettavaksi ja varattava asiakkaalle mahdollisuus kysyä asioista.

Asiakkaalla on oikeus tehdä huomautuksia ja tehdä korjausehdoitukset, jos viranomainen ei halua korjata on korjauspyyntön korjaamisen kieltäytyminen on perusteltava.